Facylitacja opiera się na ustaleniach psychologii społecznej związanej z dynamiką małych grup i na metodyce twórczego rozwiązywania problemów. Korzystanie z tego sposobu pracy jest korzystne w sytuacjach społecznych, w których możliwa jest interakcja pomiędzy ludźmi i wykorzystanie ich różnorodnych perspektyw wynikających z różnych dyscyplin i specjalizacji, które reprezentują.
Badacze psychologii społecznej dostrzegli dwa oblicza pracy grupowej. Z jednej strony istnieje efekt synergii, tj. grupa potrafi osiągnąć więcej niż suma indywidualnych wyników jej członków. Z drugiej strony powszechne jest doświadczanie negatywnych zjawisk grupowych takich jak próżniactwo społeczne czy ujednolicanie poglądów w grupie. Osobą, która wzmacnia pozytywne aspekty pracy grupowej i minimalizuje negatywne jest facylitator. Podejście facylitacyjne opiera się na znajomości dynamiki grup, znajomości metodyki organizowania pracy zespołowej oraz metodyce uruchamiania twórczego myślenia.
Facilitować oznacza ułatwiać (ang. facilitate, z łac. facilis - łatwy). Facylitator zatem ułatwia pracę grupie w osiąganiu rezultatów. Dzięki profesjonalnemu wsparciu facylitatora możliwe jest skorzystanie ze wszystkich korzyści pracy grupowej. W przeciwieństwie do moderowania dyskusji lub prowadzenia spotkania, facylitacja obejmuje prowadzenie pracy grupy w kilku wymiarach: uspójnianiu rozumienia rezultatu, na rzecz którego pracuje grupa i utrzymywaniu koncentracji na jego osiągnięciu, kształtowaniu relacji oraz tworzeniu warunków do zaangażowania się wszystkich osób, proponowaniu metod, technik pracy i struktury całego spotkania, które prowadzą do osiągnięcia celu. Ponadto rola facylitatora jest profesją opisywaną według międzynarodowych standardów (IAF, www.iaf-world.org)
Facylitacja jest użyteczna zarówno w środowisku biznesowym, jak i w sferze społecznej.
Facylitator może być niezależnym ekspertem od prowadzenia pracy grupowej. Jest zapraszany przez klientów organizacyjnych lub społeczności do prowadzenia szczególnie ważnych spotkań lub warsztatów, które mają na celu wypracowanie określonego rezultatu: rozwiązania dla problemu, podjęcia decyzji, gdy ważne jest uwzględnienie perspektyw różnych osób, rozwiązania konfliktu, zbudowania porozumienia, stworzenia planu działań, innowacyjnego pomysłu, wypracowania wizji, strategii, wspólnych zasad lub wartości, przeprowadzenia ewaluacji projektu lub stworzenia okazji do wymiany wiedzy i doświadczeń.
Umiejętności facylitacyjne takie jak projektowanie sesji facylitacyjnej tj., dobór metod i technik do celu spotkania, zadawanie pytań stymulujących pracę grupy, zatrzymywanie dygresji i dyskusji utrudniających dojście do rezultatu, budowanie bezpiecznej atmosfery do zaangażowania się i wyrażania zdania, są potrzebne szczególnie facylitatorom, jednak wspierają także osoby w innych rolach zawodowych, których codziennością jest praca z grupami (np. menedżerowie, liderzy zespołów, właściciele firm i dyrektorzy, HR, change managerowie, project managerowie, trenerzy i wykładowcy, coachowie agile i scrum masterzy, konsultanci biznesowi, animatorzy społeczni, badacze i analitycy, eksperci service design, urzędnicy prowadzący konsultacje społeczne). Osoby w tych profesjach skorzystają z kompetencji facylitacyjnych.
Facylitacja służy wzmocnieniu efektywności pracy grupowej oraz podnoszeniu jakości rezultatów wypracowanych przez grupy i zespoły. W organizacjach facylitacja jest również sposobem na budowanie kultury partycypacji i współodpowiedzialności. Włączane osób w facylitowane procesy decyzyjne lub rozwiązywanie problemów prowadzi do większego zaangażowania i akceptacji rozstrzygnięć wśród wszystkich członków procesu. Dzięki temu łatwiej jest je wdrażać w organizacji. Facylitacja wspiera także autonomię pracowników oraz opiera się na jak najpełniejszym uruchamianiu ich potencjału, czyli korzystaniu z ich kompetencji, doświadczeń, sposobów myślenia.
Uczestnictwo w procesach facylitacji kształtuje sposób interakcji pomiędzy pracownikami. Wspiera konstruktywny dialog, umacnia szacunek dla różnorodności opinii, buduje współodpowiedzialność osób należących do zespołu. NIejednokrotnie facylitacja jest wykorzystywana w sytuacjach, w których potrzeba połączyć perspektywy osób reprezentujących różne funkcje, działy, departamenty w organizacji. Facylitacja ułatwia pracę interdyscyplinarnych zespołów oraz przełamuje silosy w organizacji.
W rozumieniu facylitacji ważne jest rozróżnienie treści i procesu pracy grupy. Treść odpowiada na pytanie CO jest przedmiotem pracy grupy, proces odpowiada na pytanie JAK grupa pracuje. Treścią są argumenty, decyzje, rozwiązania, informacje. Procesem są sposoby pracy, metody, etapy, komunikacja, relacje, emocje, atmosfera. Rola facylitatora jest neutralna w stosunku do treści: facylitator sam nie wnosi treści do przedmiotu pracy grupowej– robi to grupa, natomiast on sam kieruje procesem, dzięki któremu wypracowywane są rozwiązania i decyzje. Podstawowym założeniem facylitacji jest bezstronność facylitatora względem wnoszonych treści.
Z facylitacją w jej najczystszej formie mamy do czynienia wtedy, gdy osoba facylitująca pozostaje zupełnie neutralna, nie wnosi swoich opinii, nie podejmuje decyzji, nie dostarcza informacji, Często jest to osoba z zewnątrz, a wypracowane rozwiązania nie dotyczą jej bezpośrednio. Osoby w innej roli mogą z powodzeniem wykorzystywać elementy facylitacyjne w swojej pracy. Mówimy wtedy o korzystaniu z podejścia facylitacyjnego. Dotyczy to m.in. menedżerów i trenerów.
Wszystkie działania facylitacyjne mają na celu wzmocnienie współpracy i zaangażowania.• Facylitatorzy promują realną partycypację, dzięki której uczestnicy spotkania identyfikują się z wypracowanymi rezultatami i uważają je za własne.
Facylitacja jest oparta na szacunku i poważaniu dla każdego członka grupy niezależnie od jego wieku, statusu i pochodzenia. Facylitatorzy uważają, że ludzie posiadają mądrość, która może być wykorzystana dla dobra całej grupy. Facylitatorzy pomagają grupom osiągnąć decyzje oparte na współpracy i uwzględnieniu potrzeb wszystkich stron.
Facylitacja to transparentne i uczciwe wspieranie grupy, kierowane pozytywnymi intencjami. Facylitatorzy nie wykorzystują swojej roli do umacniania własnej pozycji, budowania poczucia osobistej władzy. Ich zadaniem jest stworzenie uczestnikom jak najlepszych warunków do aktywnego udziału i osiągnięcia celu.
Proces facylitacji rozpoczyna się od diagnozy pozwalającej zaprojektować sesję odpowiednio do potrzeb interesariuszy. Przed rozpoczęciem lub na początku sesji ustalany jest kontrakt, jasno określający oczekiwane efekty pracy. Większość sesji facylitowanych kończy się przekazaniem zamawiającemu konkretnych produktów, często w postaci raportu z sesji facylitacyjnej. Kompetencje profesjonalnego facylitatora są opisane w międzynarodowym profilu kompetencji IAF (International Association of Facilitators).
Facylitacja to kompleksowe wsparcie procesów grupowych, które ma zastosowanie w wielu aspektach życia społecznego i biznesowego.
Facylitacja pomaga zespołom składającym się z silnych, charyzmatycznych osobowości we wzajemnym słuchaniu, przyjmowaniu innych punktów widzenia i poszukiwaniu konsensusu.
Facylitacja pomaga kwestionować przyjmowane założenia i przeciwdziałać typowej dla grup tendencji do podporządkowania się dominującym poglądom i sposobom działania. Zmniejsza ryzyko związane z mówieniem o wątpliwościach; uczy krytykować w sposób konstruktywny oraz wykorzystywać krytykę do ulepszania dyskutowanych rozwiązań.
Facylitacja sprzyja efektywności pracy zespołowej. Pomaga usłyszeć różne głosy i zgromadzić wiele pomysłów, następnie skutecznie je łączyć, wizualizować i selekcjonować. Facylitator zna metody wspierania uwagi zaangażowania uczestników, aby osiągnąć najlepszy możliwy efekt pracy.
Facylitacja to praktyczny trening prowadzenia konstruktywnej rozmowy – otwartości na drugą osobę, zaciekawiania się jej perspektywą, doceniania wkładu, jaki wnosi. Korzystające z facylitacji zespoły zmieniają sposób komunikowania się – również w sytuacjach, w których nie mają już wsparcia facylitatora.
Facylitacja a moderacja
Moderacja ma węższe rozumienie niż facylitacja. Celem moderacji jest efektywne zarządzanie przebiegiem dyskusji, spotkania lub wydarzenia, tak aby to doświadczenie było uporządkowane i efektywne. Moderator może mieć wpływ na przebieg dyskusji, dobierając oraz decydując jakie pytania zada uczestnikom, jednocześnie dba o równy dostęp osób do głosu. Facylitator zachowuje neutralność, nie wpływa na temat rozmów, lecz pomaga grupie wypracować zakontraktowany cel spotkania.
Facylitacja a mediacje
Mediacja bywa uważana za szczególną odmianę facylitacji, stosowana w kontekście konfliktów. Ma rozwiniętą i szczegółową metodologię. Celem mediacji jest rozwiązanie konfliktu. Ze względu na konieczność posiadania specjalistycznych umiejętności i wiedzy, mediacja jest często uznawana za niezależny format pracy z ludźmi. Mediator, choć samo pozostaje neutralny, może przykładowo zasugerować stronom skorzystanie z konsultacji prawnika, by przeprowadzić ocenę prawną proponowanych przez strony rozwiązań.
Facylitacja a komunikacja NVC
Umiejętności komunikacyjne są jednymi z kluczowych w roli facylitatora. Podejście NVC (Nonviolent Communication, Porozumienie bez przemocy) może być komplementarne do kompetencji facylitacyjnych. Facylitator jest odpowiedzialny za organizowanie procesu grupowego a NVC koncentruje swoją uważność na jakości komunikacji, która jest elementem pracy z grupą. Zagadnieniami wspólnymi, wykorzystywanymi przez facylitatora i osobę komunikującą się NVC będą przykładowo takie właściwości jak aktywne słuchanie, parafrazowanie i klaryfikacja, tworzenie warunków do bezpiecznej wypowiedzi.
Facylitacja a szkolenie
Facylitator pozostaje neutralny względem treści wnoszonych przez uczestników spotkania bazuje na kompetencjach osób w nim uczestniczących. Trener natomiast wspiera rozwój kompetencji (wiedzy, umiejętności, postaw) uczestników szkolenia. Zazwyczaj jest ekspertem w dziedzinie, w której prowadzi szkolenie. Możliwe jest, aby trener korzystał z podejścia facylitacyjnego podczas szkoleń, aby prowadzić je w sposób bardziej angażujący.
Facylitacja a Design Thinking
Obydwa podejścia łączy fakt pracy z grupą. Podejście Design Thinking powstało w określonym celu tj, do tworzenia innowacyjnych rozwiązań, nastawionych na użytkownika. Charakteryzuje się określoną metodyką o ustrukturyzowanych etapach tj. empatia, definiowanie problemu, generowanie pomysłów, prototypowanie i testowanie. Facylitacja jest podejściem bardziej uniwersalnym. Również może służyć wypracowaniu nowego rozwiązania, ale w znaczniejszym stopniu koncentruje się na usprawnieniu pracy grupowej i procesie grupowym. Facylitatorzy uczą się różnych technik, które mogą zaadaptować do celu spotkania, które może wykraczać poza rozwiązanie dla użytkownika. Osoby uczące się metodyki Design Thinking mogą za to poznać więcej narzędzi dotyczących tworzenia rozwiązań dla klientów.
Facylitacja a Agile i Scrum
Agile jest filozofią - podejściem do zarządzania projektami, które zakłada elastyczność, współpracę i szybkie dostosowywanie się do wymagań klienta lub ostatecznego odbiorcy, dla którego projektuje się rozwiązanie. Wywodzi się z branży IT, szczególnie z obszaru tworzenia oprogramowania. Jego charakterystyką są krótkie etapy, tzw., iteracje, które pomagają zespołowi na bieżąco wprowadzać poprawki i doskonalić rozwiązanie. Scrum natomiast jest jedną z ram, czyli reguł pracy wg Agile w praktyce (alternatywy przykładowo to Kanban, Extreme Programming). Facylitacja odgrywa kluczową rolę w wymienionych zwinnych podejściach, ponieważ wpływa na efektywność i jakość pracy zespołów. Stanowi uzupełnienie technicznych i metodycznych wytycznych pracy projektowej o uważność na komunikację, budowanie relacji, pracę z konfliktem, sposoby budowania zaangażowania i pracy z procesem grupowym.
Facylitacja a Service Design
Service Design to ulepszanie istniejących lub tworzenie nowych usług o wartościach kluczowych dla ich interesariuszy i klientów. W procesach projektowania usług zgodnie z tą metodyką uwzględnia się nie tylko klienta i jego potrzeby, ale także szeroki system, w którym usługa będzie świadczona, i w którą będą zaangażowane inne osoby, w tym świadczące ją. Przykładem narzędzia wykorzystywanym w procesie projektowania jest service blue print. Service designerzy korzystają z umiejętności facylitacyjnych w różnych momentach tworzenia usługi tj. w momentach definiowania design challenge, w etapie ideacji (tworzenia rozwiązań), w kluczowych procesach decyzyjnych, na etapie gromadzenia danych - działań badawczych z grupami pozwalającymi poszerzyć rozumienie problemu, na etapie analizy danych oraz w różnych innych momentach pracy z powołanym zespołem projektowym lub decydentami - reprezentantami zamawiającego.
Zakomunikowanie ważnej zmiany
Zespół liderów zdecydował o wprowadzeniu rozwiązania automatyzującego w firmie. Menedżerowie, mając świadomość, że informacja może zostać przyjęta jako szansa lub zagrożenie przez pracowników, zdecydował się opracować strategię komunikacji wdrożenia rozwiązania w firmie. Skorzystano z usług facylitatora. Menedżerowie podczas warsztatu wypracowali uspójniony komunikat. Zebrali listę potencjalnych pytań ze strony pracowników i zdecydowali jak chcą na nie odpowiadać. Opracowali również plan komunikacji, w tym spotkań z pracownikami. Uzgodniernia były pomocne w prowadzeniu informacyjnego spotkania kick off z pracownikami i w dalszych zespołowych i indywidualnych rozmowach prowadzonych przez menedżerów.
Wytyczne dla działań PR
W firmie usługowej organizowano wiele inicjatyw o charakterze marketingowym i PR, nie zawsze do końca zgodnych z zamysłem na budowanie jej brandu. Organizacja potrzebowała z jednej strony określić, jakie inicjatywy wspierają wizerunek marki, lecz z drugiej strony nie ograniczą nadmiernie pomysłowości pracowników odpowiedzialnych za ich tworzenie. Celem sesji było wypracowanie kryteriów do tworzenia i wyboru inicjatyw PR-owych w firmie. W spotkaniu brał udział członek zarządu, osoby odpowiedzialne za PR i marketing, osoby ze sprzedaży. Wypracowane wytyczne działają w organizacji jako punkt odniesienia, dzięki czemu, choć ilość inicjatyw zmniejszyła się, zwiększyła się ich renoma i trafność w dotarciu do grupy docelowej.
Usprawnienie współpracy na styku pracy zespołów
Firma FMCG chciała uporządkować podział odpowiedzialności między działem planowania produkcji, sprzedaży i marketingu. Mierzyła się z kłopotami w komunikacji. Nieporozumienia skutkowały wzajemnym przerzucaniem się winy za tworzenie niedopasowanych planów - nadmiernych stanów magazynowych lub niedoboru towaru. Podjęto inicjatywę wyklarowania zakresów obowiązków, wyznaczenia właścicieli procesów i zadań. Na spotkaniu facylitowanym przedstawiciele różnych funkcji biznesu nazwali najbardziej dotkliwe niejasności, które utrudniają im współpracę. Efektem była lista punktów styku w nakładaniu się lub nie przypisaniu odpowiedzialności oraz ich priorytetyzacja do dalszego wyjaśnienia. Wokół projektu została zbudowana koalicja gotowa do operacyjnego uporządkowania nazwanych sporów kompetencyjnych.
Badania satysfakcji i zaangażowania – co dalej?
Firma produkcyjna prowadziła u siebie badania satysfakcji i zaangażowania. Szukała pomysłu na to, jak skutecznie zaangażować menedżerów do analizy wyników, wybrania priorytetowych wskaźników do zajęcia się oraz wypracowania pierwszych pomysłów na ich podniesienie. W sesji facylitacyjnej wzięło udział kilkudziesięciu menedżerów. Podzielili się swoimi komentarzami dotyczącymi wyników badań, uzupełnili je interpretacją, wskazali kluczowe obszary do zajęcia się. Wypracowali wstępną listę projektów ogólno-organizacyjnych lub zmian, które chcą samodzielnie wdrożyć w ramach praktyki menedżerskiej. Organizacja zyskała kierunek, zaangażowanie i aprobatę liderów do dalszych zmian na poziomie całej firmy.
Nowy proces w firmie
Organizacja miała stabilną ofertę usług i jednocześnie trudność ze skutecznym wprowadzaniem nowych rozwiązań na rynek. Pomysły na usługi pojawiały się ad hoc i, choć atrakcyjne z perspektywy zapotrzebowania klientów, natrafiały na kłopot po stronie wdrożenia ich do sprzedaży i realizacji. By systematycznie poszerzać rozwiązania dla klientów, firma zdecydowała się opracować nowy proces, który uwzględniał nie tylko etap wypracowania koncepcji usługi, ale także namysł nad sposobem jej wdrożenia w organizacji, alokowania zasobów, opracowywania planu sprzedaży. W kilku etapowym procesie facylitacji udział brały osoby odpowiadające za zarządzanie, sprzedaż, marketing, realizację usług i obsługę klienta. Wypracowano proces wprowadzania nowych usług w firmie, z nowymi rolami productownerów, który był nowym standardem pracy.
Kiedy warto zamówić usługę facylitacji?
Usługa facylitacji jest użyteczna wtedy, gdy organizacja staje przed wyzwaniem, którego nie da się rozwiązać za pomocą gotowych, rynkowych rozwiązań. Pomaga wykorzystać potencjał osób z organizacji do stworzenia innowacyjnych, trafnych rozwiązań dopasowanych do jej specyfiki. Warto też zainwestować w facylitację w ważnych momentem decyzyjnych np. przy definiowaniu kierunku działania, tworzeniu planów rozwoju. Facylitacja tworzy okazję do pogłębionej analizy i namysłu, zapewnia bezstronne uwzględnienie głosu kluczowych interesariuszy. Jest również pomocna w sytuacjach napięć i konfliktów, a także przy powoływaniu nowych projektów i zespołów, kiedy ważne jest wzmacnianie współpracy. Facylitacja sprawdza się także także w pracy między organizacjami, gdy przedstawiciele różnych instytucji mają wspólnie wypracować porozumienie, rekomendację lub modelpartnerskiej współpracy. Neutralna osoba ułatwia podjęcie dialogu. Sprawia, że tok pracy jestuporządkowany i prowadzi do rezultatów.
FAQ
Czy facylitacja to dyskusja?Nie, facylitacja to nie tylko dyskusja. Dyskusja jest jednym z narzędzi w pracy facylitatora, pośród wielu innych, lecz często nie wystarcza, by osiągnąć rezultat. W klasycznej dyskusji rozmówcy wymieniają się swoimi opiniami, argumentami i perspektywami. To może poszerzać spojrzenie, ale nie zawsze prowadzi do wypracowania rozwiązania, decyzji lub osiągnięcia wspólnego stanowiska. Facylitacja to coś więcej. Jej celem jest takie prowadzenie rozmowy, aby grupa wypracowała rezultat, który wszyscy, w mniejszym lub większym stopniu, popierają i są gotowi wdrażać. Może to być plan działania, decyzja strategiczna, pomysł na produkt, priorytety na kolejny rok. Facylitator korzysta z wielu metod, nie tylko dyskusji, aby uporządkować proces pracy doprowadzić grupę do konkretnego efektu.
Facylitacji może nauczyć się każdy, kto pracuje z grupami i jest gotowy rozwijać umiejętnośćprowadzenia ich w stronę dialogu, głębszej refleksji i wspólnego działania. Facylitacji można się nauczyć. Dobrym punktem startu jest doświadczenie w pracy z ludźmi – prowadzenie spotkań, warsztatów, zespołów czy projektów. Facylitacja to nie tylko zestaw technik. To także otwarta postawa i gotowość do tworzenia przestrzeni dla innych do myślenia, rozmowy i decydowania w sposób bardziej świadomy i uporządkowany. Łatwiej będzie uczyć się facylitacji osobom, które ufają potencjałowi pracy grupowej, są gotowe do powstrzymania się od dawania rad i narzucania swoich rozwiązań, są zaciekawieni ludźmi. Facylitator nie musi być ekspertem od merytoryki spotkania – jest ekspertem od procesu, który pozwala grupie dojść do wartościowych rezultatów.
Przydaje się menedżerom do większości spotkań, które prowadzą na co dzień. Szczególnie wspiera ich w tworzeniu strategii, rozwiązywaniu problemów, wymyślaniu twórczych rozwiązań, rozstrzyganiu sporów, analizie złożonych zagadnień, tworzeniu planów z przypisaniem odpowiedzialności, prowadzeniu spotkań podsumowujących i wymianie doświadczeń. Facylitacja zwiększa elastyczność liderów w reagowaniu na różne trudne, emocjonalne sytuacje pojawiające się w zespole oraz zapobieganiu im poprzez tworzenie warunków, w których ludzie mogą swobodnie się wypowiedzieć. Facylitacja jest także remedium na wiele trudności związanych z angażowaniem zespołów działających hybrydowo oraz zespołów różnorodnychpokoleniowo. Pomaga tworzyć przestrzeń, w której osoby o różnych stylach działania, doświadczeniach i oczekiwaniach, mogą zostać wysłuchane i włączone w procesy decyzyjne. Dzięki temu różnorodność staje się zasobem, a nie źródłem napięć. Używając facylitacji menedżerowie działają nie tylko w oparciu o intuicję, lecz także o sprawdzone metody i zasady pracy grupowej.
Nie, facylitacja to nie tylko dyskusja. Dyskusja jest jednym z narzędzi w pracy facylitatora, pośród wielu innych, lecz często nie wystarcza, by osiągnąć rezultat. W klasycznej dyskusji rozmówcy wymieniają się swoimi opiniami, argumentami i perspektywami. To może poszerzać spojrzenie, ale nie zawsze prowadzi do wypracowania rozwiązania, decyzji lub osiągnięcia wspólnego stanowiska. Facylitacja to coś więcej. Jej celem jest takie prowadzenie rozmowy, aby grupa wypracowała rezultat, który wszyscy, w mniejszym lub większym stopniu, popierają i są gotowi wdrażać. Może to być plan działania, decyzja strategiczna, pomysł na produkt, priorytety na kolejny rok. Facylitator korzysta z wielu metod, nie tylko dyskusji, aby uporządkować proces pracy doprowadzić grupę do konkretnego efektu.
Facylitacja to nie moda, lecz ugruntowana metodyka pracy z grupami, szeroko stosowana w środowisku międzynarodowym. Rola facylitatora została opisana w międzynarodowym profilu kompetencji. Najbardziej znanym standardem jest profil promowany przez międzynarodowe stowarzyszenie facylitatorów - International Association of Facilitators (IAF), które udziela akredytacji programom rozwijającym facylitatorów oraz certyfikuje praktyków na całym świecie. Społeczność profesjonalnych facylitatorów globalnie rośnie, choć w Polsce dla wielu osób jest to wciąż stosunkowo nowa formuła pracy. Facylitacja jako dziedzina stale się rozwija. Pojawiają się nowe metody, techniki, struktury pracy, inspirowane odkryciami związanymi z twórczością, psychologią człowieka i praktykami w różnych branżach. Od czasu do czasu słyszymy o nowych, podejściach, ale fundament roli facylitatora pozostaje niezmienny. Facylitator jest ekspertem od procesu, zachowuje neutralność i prowadzi grupę do wartościowych rezultatów. Uruchamia potencjał całej grupy jak i pojedynczych osób.
W Think Twice dążymy do upowszechnienia międzynarodowych standardów facylitacji w Polsce, aby jakość pracy z grupami była przykładem najlepszych praktyk na świecie.
Z elementów facylitacji można skorzystać nawet na bardzo krótkich, kilkudziesięcio minutowychspotkaniach. Największe korzyści przynosi jednak podczas dłuższych sesji, trwających od 90 minut, przez pół dnia, cały dzień – aż po kilkudniowe wydarzenia facylitacyjne. Te dłuższe procesy stosuje się w pracy nad bardzo złożonymi, długimi tematami, realizowanymi etapami, (np. opracowanie polityk publicznych, w które zaangażowane są różne strony, na różnych etapach projektów).
Ważną umiejętnością facylitatora jest doradzanie klientowi, co jest możliwe do osiągnięcia wwyznaczonym czasie. Facylitator projektuje sesję adekwatnie do dostępnych zasobów i możepoinformować, ze oczekiwany rezultat jest zbyt ambitny, by osiągnąć go w dostępnym czasie, albo że jego wypracowanie grozi powierzchownością. Długość spotkania facylitowanego zależy też od liczby uczestników. Im większa grupa, tym więcej czasu należy przewidzieć na wypowiedzi uczestników. Pamiętać jednak należy o możliwościach jakie niesie symultaniczna praca w grupach- to częste narzędzie wykorzystywane przez facylitatora, które pozwala pracować nawet z dużymi grupami i gromadzić wnioski z pracy w grupach na forum.
Sposób postępowania z wynikami spotkania facylitowanego należy ustalić jeszcze przed rozpoczęciem pracy - to element kontraktowania. Dzięki temu uczestnicy wiedzą, jaki status mają wypracowane rozwiązania - czy zostaną wdrożone, czy stanowią rekomendację wymagającą decyzji innej osoby, np. przedstawiciela zarządu. Wyniki dokumentuje się w postaci fotoraportu lub zrzutów plansz (np. z MIRO). Dlatego ważnym elementem pracy facylitatora jest rzetelne dokumentowanie wypracowanych ustaleń i rozstrzygnięć. Facylitacja zwykle kończy się określeniem dalszych kroków i przypisaniem odpowiedzialności. Facylitator może również wesprzeć klienta w uporządkowaniu rezultatów, tak aby były czytelne, użyteczne i gotowe do wdrożenia.
Facylitacja to szczególny rodzaj pracy grupowej. W odróżnieniu od zwykłego spotkania, które opiera się głównie na dyskusji wokół agendy, facylitacja wykorzystuje metodykę pracy grupowej zaprojektowanej tak, aby maksymalnie skorzystać z potencjału uczestników. W spotkaniu facylitowanym osoba prowadząca zachowuje neutralność wobec treści, które wnoszą uczestnicy. Dzięki temu może w pełni wesprzeć proces grupowy, dbać o równowagę między uczestnikami i zapobiegać zagrożeniom takim jak ujednolicenie sposobu myślenia czy zbyt szybkie przechodzenie od pomysłów i wniosków do działań, dominacja pojedynczych osób, czy próżniactwo społeczne. Facylitacja to złożony proces projektowania i prowadzenia spotkań i warsztatów. Ogromna część pracy facylitatora wydarza się przed spotkaniem, kiedy tworzy jego scenariusz, dobiera narzędzia i przygotowuje rożne warianty przebiegu, w zależności od tego jak potoczy się praca grupy.
Efekty facylitacji są widoczne na kilku poziomach. Po pierwsze - wymierne rezultaty merytoryczne. Facylitacja prowadzi do stworzenia dopracowanego rozwiązania: innowacyjnego pomysłu, planu, decyzji, koncepcji. Jakości rezultatu jest wyższa, ponieważ facylitacja w pełni wykorzystuje potencjał różnorodności osób uczestniczących w pracy. Jednocześnie organizacja zyskuje oszczędność czasu, ponieważ facylitator projektuje spotkanie tak, by maksymalizować efektywność pracy. Uczestnicy mogą w pełni skupić się na merytoryce, a praca procesowa jest zarządzana przez profesjonalistę. Po drugie facylitacja przynosi efekty na poziomie większego zaangażowania we wdrażanie ustaleń. Osoby, które współtworzą rozwiązania, rozumieją ich kontekst i stają się ich ambasadorami. To znacząco ułatwia wprowadzanie zmian w organizacji. Po trzecie, facylitacja ma charakter kulturotwórczy. Uczestnicy poprzez uczą się jak pracować razem w szacunku dla różnorodności perspektyw, jak komunikować sięotwarcie, w sposób sprzyjający skuteczności. Dobre doświadczenia facylitacji są przenoszone nacodzienną praktykę współpracy w organizacjach.
Tak, facylitacja działa również w środowisku zdalnym, a w przypadku zespołów pracujących hybrydowo bywa nawet jeszcze bardziej potrzebna. Praca zdalna utrudniają komunikację, budowanie porozumienia i utrzymanie zaangażowania, dlatego umiejętności facylitacyjne są tu szczególnie wartościowe. Facylitator pracujący zdalnie łączy umiejętności procesowe z technicznymi – zna narzędzia do prowadzenia spotkań online i rozumie ograniczenia towarzyszące ludziom łączącym się online. Dba o to, by każdy uczestnikspotkania – także tego zdalnego, był aktywnie zaangażowany. Tworzą warunki do tego, by ludzie chętniej włączali kamery i uczestniczyli we wspólnej pracy i koncentrowali się na celu spotkania. Dzięki temu można osiągnąć wymierne rezultaty, mimo że pracuje się w wirtualnej przestrzeni.Jak przygotować zespół do facylitacjiW zależności od dotychczasowych doświadczeń zespołu, sesja facylitacyjna może być czymś zupełnie nowym, zwłaszcza jeśli do tej pory miał okazję uczestniczyć raczej w spotkaniach informacyjnych. Ważne jest dobre przygotowanie ludzi. Dobrą praktyką jest wysłanie uczestnikom zaproszenia, które wyjaśni: formułę pracy i rolę facylitatora, cel zadania, do którego zostali zaproszeni, zakres odpowiedzialności uczestników (czy mają wypracować ostateczne rozwiązanie, czy będzie miało status rekomendacji dla osoby decyzyjnej), co stanie się z rezultatami spotkania i kto będzie z nimi pracował. To zwiększa poczucie bezpieczeństwa i zaangażowanie uczestników. Wraz z rosnącą liczbą prowadzonych sesji facylitacyjnych zmienia się również kultura pracy zespołów. Stają się bardziej świadome etapów pracy grupowej, rozwija się otwartość w komunikacji i bardziej doceniana jest różnorodność myślenia.
Choć osoba szkoląca, jak i facylitator korzystają z wysoko rozwiniętych umiejętności interpersonalne oraz wiedzy o dynamice grupy, ich działania ukierunkowane są na zupełnie inne cele. W związku z tym inaczej projektują doświadczenia pracy grupowej. Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom nowej wiedzy, umiejętności lub zmiana postaw, czyli rozwój kompetencji. Celem facylitacji natomiast jest skorzystanie z kompetencji, doświadczeń i kreatywności uczestników, aby wspólnie wypracowali nowe rozwiązanie. Facylitator nie uczy i nie przekazuje treści – pozostaje neutralny wobec merytoryki, ale jest specjalistą od procesu, który umożliwia grupie osiągnięcie celu. Można powiedzieć, że przez szkoleniedostarczamy ludziom wiedzę z zewnątrz, przez facylitację wydobywamy wiedzę i pomysłowośćwewnątrz grup i zespołów. Jednym z efektów ubocznych facylitacji jest również to, że ludzie uczą się i zmieniają postawy np. poznając inne punkty widzenia osób uczestniczących w sesji facylitacyjnej, ale to dodatkowy walor do wypracowanego rozwiązania, które jest głównym celem sesji.
Według raportu Stan facylitacji w Polsce 2024 średnia wynagrodzenia facylitatora wynosi 487zł, a mediana 350zł za godzinę. To jednak wartości organizacyjne. Cena sesji facylitacyjnej jest uzależniona od różnych czynników: długości procesu (czy to godzinne spotkanie, czy seria kilkudniowych warsztatów), rodzaju współpracy (czy korzystamy z pracy facylitatora wewnętrznego, czy zewnętrznego konsultanta), co jest przedmiotem pracy i na ile jest ona złożona (strategia organizacji, wypracowanie nowego produktu czy rozstrzygnięcie sporu w zespole projektowym), dla jak dużej grupy jest organizowana i ilu facylitatorów wymaga (mała grupa a wydarzenie dla 100 osób). W praktyce oznacza to, że sesja facylitacji może kosztować od kilkuset złotych za krótką sesję do kilku, kilkunastu tysięcy złotych za rozbudowany proces pracy.
Facylitacja to zaproszenie do współtworzenia. Umożliwia rozpoznanie różnych perspektyw, uruchamia potencjał grupy i prowadzi do konkretnych rezultatów. To droga do lepszej współpracy, większej odpowiedzialności i zmiany, która pozwala zobaczyć rzeczywistość na nowo.
.jpg)
